CASE STUDY
ITツールに触れる機会が少ない製造現場のメンバーも含め、全員が業務に役立つカスタムAIを即日で構築！21名全員でAI活用を習得した訪問研修の記録
導入前の課題
ちょうど「組織全体でAI活用の一歩を踏み出そう」というタイミングでした。AIへの関心は社内全体に広がりつつあったものの、何のツールをどの業務から使えばいいのか、組織としてどう展開すれば全員に定着するのか、みんなで一緒に模索している段階でした。
当時は議事録や報告書の作成、情報収集、スライド資料づくりなど、毎日の業務の多くが手作業で積み上げられており、「まずはどこから手をつけようか」という問いに向き合っていた状況でした。職種・役職・日頃ITツールに触れる機会が人によってまちまちであることも、「全員で足並みをそろえてスタートする」ことへの、一つの難しさになっていたと感じます。
導入後の変化
AI SPARTAN AGOGE LEVEL 1を受講し、21名全員が実務ですぐにAIを活用できるスキルを習得することができました！研修中は、座学というより本格的な実践がメインで、実際のツールを動かしながら、自分の仕事に直結するアウトプットをその場で完成させることができました。
【議事録・会議記録の仕組みづくり】
商談や打ち合わせの録音・録画を日常の習慣として組み込み、ウェブ会議では自動録音の設定まで研修の中で一緒に行いました。録音データをAIが要約する流れを、そのまま実務へ転換させることで、議事録作成にかかる手間を大幅に短縮できる環境が整いました。
【クリエイティブへの活用】
画像生成AIを使い、社内資料デザインのバリエーション増加や、YouTubeサムネイルなどの制作物も自社で完結できるようになりました。これまで外注していた作業を内製化することができ、新しい試みにも気軽にチャレンジできる土台ができました。
【部署業務に特化したカスタムAI構築】
今回の研修でとくに手応えを感じていただいたのが、自分たちの業務に合わせたカスタムAIの構築です。営業・品質管理・経理・CSなど、各部署のメンバーがそれぞれの業務フローに沿った仕組みを研修中に完成させました。
- 納品書と請求書の突合ツール：これまで手作業で照合していた確認作業を自動化
- 図面からの費用試算ツール：図面PDFを読み込ませるだけで、寸法・仕様を参照した試算が即出力
- 製品QAチャットボット：製品情報・仕様書をナレッジベースとして活用した問い合わせ対応の自動化
- 音声メモから報告書作成ツール：現場での音声入力をそのままフォーマット整形して出力
- 図面からの適合情報抽出ツール：CAD図面から型番を参照し、合致する図面情報を自動抽出
日頃、ITツールに触れる機会が少ないメンバーへは、訪問型研修ならではのサポートを丁寧に行いました。聴覚に障害のある受講者には筆談を交えながら伴走し、21名全員がカリキュラムを最後まで完遂できました。
この変化の本質
製造現場の知識・経験とAIがリンクした、2日間の記録
今回の研修でヤマト社の社員全員が得たものは、「AIを活用できるスキル」だけではありませんでした。自社の図面・仕様書・報告書フォーマットを誰よりもよく知っているのは、日々その業務に向き合うヤマト社の社員自身です。その知識をそのままAIに組み込んだとき、外部のベンダーには到底作ることができない、現場にフィットしたカスタムAIが生まれるのだと実感しました。
社員ごとに、ITに触れる機会に差があったとしても、訪問型だからこそ一人ひとりのペースに合わせてサポートしていただける。その結果、全員が「AIを使う側」から「AIを自分でつくれる側」まで、進むことができました。研修の2日間はもちろんですが、その後も社内では、みんなが仕事のスキマ時間をどうにか作りAI活用の取り組みについて熱心に考えて実践しています。日々の業務報告でもAIという文字を見ない日が無いほどです。AI SPARTANの講師の皆様が大切にされている、"社員が自らAIを育てられる組織を、社内の力でつくること"を、まさに体現することができていると感じています。
成果
実務においては、社内全体としてAI活用が習慣となっています。音声入力を活用した作業報告書の作成では、これまで30分ほどかかっていた作業が約5分で完成するようになり、図面から費用試算を生成するカスタムAIでは、手作業での転記・参照作業が大幅に削減されました。納品書と請求書の突合作業の自動化や、仕様書をもとにした製品QAチャットボットの稼働など、バックオフィス全体の処理スピードも向上しています。
数字にしにくい変化として、社員一人一人が「自分の仕事にAIをどう活かすか」を自分ごととして考え、実装できるようになったことが大きな成果です。外部に頼ることなく、自社の言葉と業務フローを知る社員自身がAIを設計・運用できる組織へ。ヤマト社のAI活用は、これからも現場を起点にして、積み上がっていくのだと感じます。