CASE STUDY
既存システムはそのままに、業務の手作業を自動化！
多角経営の西東様で、参加者全員が「業務を自分で自動化できる人」になった3日間
研修前の課題
株式会社西東様は、出光興産の特約販売店としてサービスステーションを運営するほか、自動車の販売・整備、法人向け燃料供給、飲食・観光・宿泊、公共施設の指定管理、不動産など、多様な事業を手がけており、各事業では、それぞれの業務に適したシステムを利用しています。
事業の幅が広い分、使っている業務システムも事業ごとに異なります。POSレジだけでも業態によって系統が分かれ、勤怠・精算・経費・車両整備もそれぞれ別のシステム。各システムから出力したデータを社内の管理帳票や報告書にまとめる工程には、多くの手作業が残っていました。必要な数字を拾い、形式を整え、集計し、所定のExcelへ転記する。さらに、元データと照合して間違いがないかを確認する。こうした作業が、役員から現場の事務担当者まで、さまざまな部署で発生していました。
研修後の変化
AI SPARTAN LEVEL 2（Claude Code 業務自動化コース）を、3日間・訪問型で受講いただきました。研修に先立ってキックオフと一人ずつの個別ヒアリングを行い、各自が「研修で何を自動化するか」を決めてから当日を迎えています。
ヒアリングを進めると各個人の業務こそ違えど、多くは「システムからCSVを出す → Excelで整える・集計する → 決まったExcelの形に落とす」という業務フローになっていました。そこで研修ではこの共通の型を全員で身につけ、そのうえで各自が自分の業務に当てはめて仕組みを作り上げました。
【作り上げた自動化の例】
- 部門別PLの月次集約
- 勤怠の月次集計と、月の途中の超過チェック
- マージン管理表の毎日の自動入力
- 在庫の月末転記
- 委託販売会社の実績報告書作成
この変化の本質
業務をよく知る担当者が、自分の言葉でルールを整理し、自分で仕組みにした。
今回の自動化に共通しているのは、作る過程で受講者ご本人が「業務のルール」を一つずつ言葉にしていったことです。どの決済区分を集計から外すか、仕入れ商品と委託商品をどう見分けるか、36協定の判定をどの条件で行うか。どれも、毎日その作業をしている本人でなければ答えられないルールでした。
そのルールをClaude Codeに組み込み、実際のデータで手作業の結果と突き合わせて確かめる。この進め方を行ったことで、現場に合った自動化を自分たちで進められるようになりました。ルールが言葉になったことで、これまで担当者が経験で気づいて直していた数字のズレも、仕組みが自動で見つけられるようになっています。
集計の手間から離れ、数字をもとに考える時間へ。西東様の取り組みは、その切り替えの第一歩です。
成果
3日間の研修と提出課題を通じて、受講者全員が自分の担当業務を題材に仕組みを完成させ、多くの社内業務が自動化されました。そのうち勤怠集計とマージン管理表の2つは毎朝の自動実行に、メーターの転記は毎月の自動チェックに乗っており、日々の転記や集計に担当者の手はほとんどかからなくなりました。
これまで人が目で確認して直していた転記ミスや数字のズレも、仕組みが自動でチェックし、二重入力や日付の食い違いがあれば書き込まずに知らせます。人の注意力に頼っていた確認作業を、仕組みが毎回同じ基準で行う形に変わりました。
4名が作った仕組みを、部署をまたいで会社全体の業務として回していく段階へ。西東様のAI活用は、次のステップに進もうとしています。
受講者の声（研修後アンケートより）
- 「今まで受けた研修の中で一番参考になり、実用できると思いました」
- 「実務中心研修で飽きることなくできた。実際に日々の業務に生かしやすい内容で非常にわかりやすかった。」
- 「『AI』という言葉は知りながらどこか食わず嫌いな面があったのですが、研修を経て今後の仕事の仕方を棚卸し、しっかり見直す必要があることを強く感じました。今後は会社の実績データ集計は自動化で行い、AIの情報を参考にしながら分析と戦略策定に取り組んでまいります」
- 「導入から実践まで丁寧に教えていただき、今後活用していく中でのコツを交えて教えていただけ、非常に勉強になりました」
今回ご紹介した企業
株式会社西東様 公式サイト